A modern üzleti környezet átalakulásával egyre hangsúlyosabbá válik a távoli munkavégzés, és ezzel együtt növekszik az igény a hatékony adatmegosztás és együttműködés iránt. Az M365 és O365 csomagok részeként két, felhős adattárolásra alkalmas megoldást is kézhez kaphatunk. Az egyik a OneDrive for Business, a másik pedig a Sharepoint. Ezek elsőre nagyon hasonlónak tűnhetnek, akár szinonimákként is használhatnánk őket, a valóságban viszont egészen más kapcsolat van köztük. Ebben a cikkben pedig meg is mutatjuk, hogy milyen.
Azonosságok a OneDrive és a Sharepoint között
Fájlok tárolására alkalmas felhőalapú eszköz
M365 és O365 licencek részeként és különálló termékként is megvásárolható
A legfőbb különbségek
SharePoint
- komplex dokumentumkezelésre szánt alkalmazás
- csapatok számára létrehozott tárolóhely, lehetővé téve a közös munkát, dokumentumok megosztását és az egész vállalati tudásbázis hatékony kezelését
- összetett jogosultságkezelés
- széleskörű felhasználási lehetőséggel rendelkezik, pl. partner portál, hibajegykezelés stb.
OneDrive for Business
- egyszerűbb fájltároló szerver, amely a vállalaton belüli egyéni felhasználóknak szól, lehetőséget adva a személyes fájlok tárolására, megosztására a felhőben
- SharePoint alapú megoldás
- korlátozott jogosultságkezelés
Microsoft licencek rejtett képességei webinár
(OneDrive - SharePoint különbségek)
Ha a OneDrive és a SharePoint témakörén túlmenően kíváncsi vagy a Microsoft rejtett képességei webinár teljes tartalmára, akkor ide kattintva megtekintheted a teljes hosszúságú videót!
A két platform alá-fölé rendeltségi kapcsolatban áll, ugyanis technikailag a OneDrive a SharePoint részét képezi. Éppen emiatt vállalati szinten a OneDrive jogosultsági szintje sosem lehet magasabb, mint a SharePoint platformon érvényes jogosultságok. Ez biztosítja az egész szervezet számára a a biztonságos adatmegosztást.
A OneDrive alkalmazása
Felhasználását tekintve, a OneDrive elsősorban az egyéni felhasználóknak szól, akik személyes munkafájljaikat, dokumentumaikat saját meghajtójuk helyett egy vállalati felhős felületen szeretnék tárolni. A felhős tárolásnak köszönhetően pedig helytől és eszköztől függetlenül elérhetik ezeket a fájlokat, és megoszthatják őket kollégáikkal, illetve akár vállalaton kívüli közreműködőkkel is.
Tehát a OneDrive lényegében arra való, hogy a többen is dolgozhassanak egy adott feladaton, miközben egy felhasználó birtokában összpontosulnak a feladathoz köthető dokumentumok.
A Sharepoint felhasználása
A SharePoint alapvetően külső-belső megosztásra tervezett webszerver. Ez épül bele több Microsoft 365 alkalmazásba is dokumentumkezelő rendszerként, így a Teams, a Yammer és az Outlook hátterében is állhat egy Sharepoint szerver, miként a Microsoft oldalán is olvashatjuk. Közös vállalati tárhelyként funkcionál, lehetővé téve a munkatársaknak a közös dokumentumok tárolását, megosztását, elősegítve a projekten való együttműködést. Éppen ezért egy Sharepoint mappa soha nem egy személyhez lesz kötve, hanem a vállalathoz, vagy az adott projekten dolgozó csapathoz.
Az adatmegosztási és együttműködési funkciókon túlmutatva a SharePoint-ban lehetőségünk van weboldalakat is létrehozni, ahol egyes csoportok számára publikálhatjuk a tárhelyen tárolt adatokat. Ebben az esetben ugyanúgy használhatjuk a megszokott részletes jogosultságkezelési funkciókat. Olyan speciális oldalakat/aloldalakat hozhatunk létre, ahol nagyon pontosan be tudjuk állítani, hogy ki milyen tartalmakat érhessen el a vállalaton kívülről. Néhány példa:
- Tudástár: Belső, vagy külső tudástár, ahol mindenki csak a számára releváns oktatóanyagokhoz férhet hozzá. Külön felhasználói csoportba oszthatjuk így a pénzügyi területen ténykedőket, a külsős ügynökségeket, gyakornokokat, vezetőséget. Megadhatjuk, hogy csak az olvasást engedélezzük számukra, vagy szerkeszteni is tudják a tartalmat, illetve, hogy letölthetik e az olvasásra szánt anyagokat.
- Partner portál: Megoszthatjuk a partnereink számára készített oktatóanyagokat, árlistákat, marketinganyagokat, egyéb nagyméretű fájlokat (például telepítőfájlok). Ennek előnye, hogy ha különböző partnerek különböző árlisták vonatkoznak, akkor ezeket egy közös Sharepoint mappába helyezve, fájlonként átállítva a jogosultságokat mindenkinek azonos linket tudunk kiküldeni, azonban mindenki csak a számára kijelölt árlistát fogja látni.
- Hibajegykezelő rendszer: Alapvető funkcionalitással, akár hibajegyek kezelésére is alkalmas lehet a Sharepoint. Egy megosztott adatbázis megjelenítőjeként fogadhatjuk vele a hibák leírását, majd ezek javításának státuszáról is visszajelezhetünk a felhasználóknak.
- Blog: Igen, a Sharepoint oldalon lehetőségünk van blogot is írni. Ezt publikálhatjuk mint céges belső újságot, vagy mint üzleti blogot is, amelyet ügyfeleink elérhetnek. Megoszthatjuk az eseményeinket készült képeket, videókat is a szöveges tartalmakkal karöltve, vagy akár Twitter-oldalunk hírfolyamát is beszúrhatjuk.
Lényegében egy nagyméretű fájlszerverről van szó, amely kifejezetten összetett jogosultságkezelésre van tervezve. Ennek lényege, hogy a rendszeren belül minden felhasználó pontosan meghatározott hozzáférési jogokkal rendelkezik, biztosítva, hogy mindenki csak azokhoz a fájlokhoz és adatokhoz férhessen hozzá, amelyek a munkájukhoz szükséges.
Összegzés
A OneDrive és a SharePoint is kiváló lehetőséget kínál a fájlok felhőbe történő tárolására. A OneDrive az egyéni fájlok megosztására, míg a SharePoint a csoportmunkához és projektkezeléshez kínál hasznos funkciókat. A Sharepoint azonban sokkal több mint fájlszerver, sokkal inkább egy dokumentumkezelő, és ezen dokumentumok publikációját segítő alkalmazás, számtalan felhasználási lehetőséggel.
Szeretnél elsőként értesülni hasonló tartalmakról?
Ne felejts el feliratkozni hírlevelünkre! Élen járunk a technológiai fejlesztések követésében és szeretünk iránymutatást adni a Microsoft-megoldások újításairól, valamint azok megfelelő beállításáról.
Keresd szakértő kollégáinkat bátran kérdéseiddel kapcsolatban!
