Gondoltad volna, hogy az ERP bevezetések eredményességének egyik fő pillére az ügyféloldalon összeállított projektcsapat?
Korábbi cikkünkben már kifejtettük milyen lépésekkel viheted sikerre a bevezetési folyamatot. Ehhez rengeteg feltételnek kell teljesülnie a bevezető partner és a kiválasztott rendszer oldaláról is, azonban vannak olyan feladatok, amelyeket neked kell elvégezned, ha igazán sikeres projektet szeretnénk a bevezetés végeztével magad mögött tudni. Ahhoz, hogy ezeket a feladatokat megfelelően el tudd végezni, szükséged lesz egy házon belül felállított projektcsapatra is. Ebben a cikkben útmutatót nyújtunk neked, hogy milyen szempontokat vegyél figyelembe a projektcsapat összeállításánál.
Ahhoz, hogy a legátfogóbb képet mutassuk neked, megkérdeztük konzulenseinket, hogy milyen praktikákkal lehet egyszerűbbé tenni a bevezetés folyamatát. Több konzulens is említette, hogy az implementációs projektek sikerességében nagy szerepet játszik az ügyfél oldalán megfelelően kiválasztott projektcsapat, és elmondták nekünk, hogy tapasztalataik alapján mire érdemes odafigyelned.
Válaszold meg az alábbi három, kulcsfontosságú kérdést, és máris egy lépéssel közelebb kerültél egy igazán jól működő projekt csapat összeállításához.
Töltsd le tanulmányunkat!
Ennek a dokumentumnak a célja, hogy az olvasónak minden olyan információ biztosítson, amelyre egy sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetéséhez szüksége lehet, ugyanis a projektcsapat összeállításán túl más szempontokat is érdemes figyelembe venni a tervezés során.
Konzulenseink segítségével egy olyan segédanyagot készítettünk, amelyet ajánlunk mindenkinek, aki a közeljövőben vállalatirányítási rendszer bevezetését tervezi, függetlenül attól, hogy Business Centralt (NAVISION), vagy bármely egyéb, akár nem Microsoft portfólióba tartozó ERP szoftvert szemelt ki magának.
#1 Hogyan építsük fel projektcsapatunkat?
Elsősorban tisztában kell lenned a projekt összetettségével, ugyanis saját igényeid és döntéseid jelentős mértékben befolyásolják a bevezetési projektcsapat összetételét. Az eredményes implementálás érdekében fontos, hogy olyan csapatot állíts össze, amelynek résztvevői képesek átlátni a vállalat egészének működését, illetve rendelkeznek azokkal a kvalitásokkal, amelyek elengedhetetlenek a projekt lebonyolításához. Ilyen például a döntési képesség és az erőforrások elosztásának képessége. A kiválasztásnál mindenkivel tisztáznod kell a felelősségi köröket, időkorlátokat.
#2 Kiket válasszunk a bevezetési projektcsapatba?
Ahogyan azt már említettük, fontos megvizsgálni a bevezetés komplexitását. Ez azért lényeges, mert ebből és a szervezetünk nagyságából fogjuk tudni, hogy mekkora méretű legyen a csapat. Nincsenek kőbe vésett számok, amelyhez ragaszkodnunk kellene, minden vállalatnál eltérő, hogy hány főből áll a team. Egy kisebb csapat 2-3 főből, míg egy nagyobb akár 10-15 főből is állhat. Minél több területet (pénzügy, logisztika, gyártás, HR) érint a bevezetés, annál nagyobb csapatra lesz szükség.
Összegyűjtöttünk néhány szerepkört a projektcsapaton belül. A bevezetések többségénél nagyon fontos, hogy ezeket a szerepköröket valaki betöltse a csapaton belül. Egy ember akár több szerepben is lehet, bizonyos feladatokra viszont akár egynél több kollégát is behívhatunk.
Projekt szponzor
Természetesen szükség lesz a cégvezetésből egy olyan személyre, aki nyilvántartja, hogy milyen költségek és hogyan kerültek felhasználásra a projekt során. Ez a személy mérlegeli, hogy mennyi anyagi/időbeli ráfordítás szükséges. Ezt a pozíciót akár egy jól megválasztott vezető, vagy könyvelő is betöltheti. Fő szempont, hogy tisztán lássa a szervezeti felépítést és a projekt anyagi vonzatait.
Projektmenedzser
Ő fogja figyelemmel kísérni a projekt fázisait, illetve ő felel a határidők betartatásáért. Egy projektvezető fő ismérvei közé tartozik a megbízhatóság, tapasztaltság, transzparens feladatvégzés és az objektív döntéshozatal. Ha nem találunk házon belül megfelelő kollégát, akkor ezt a feladatot külsős alvállalkozó is betöltheti. Ebben az esetben a külső szemlélő képét kevésbé torzítják a szubjektív tényezők, azonban a rálátása is kisebb a meglévő folyamatokra.
Kulcsfelhasználók
Érdemes területspecifikusan kijelölni azokat a munkatársakat, akik a kiválasztott vállalatirányítási rendszer szakértői lesznek. A rendszer élesedése után hozzájuk fordulhatnak a kollégák felmerülő kérdéseikkel. Ők lesznek azok, akik a bevezető partnerrel kommunikálnak a felmerülő igényekkel és hibaelhárításokkal kapcsolatban. Esetükben az oktatásokon való aktív részvétel kiemelt fontosságú.
Szervezeti egységek delegált tagjai
Fordítsunk kellő figyelmet a főbb részlegek menedzsmentjére, azaz válasszunk olyan delegált tagokat, akik maximálisan átlátják saját területüket, ezáltal iránymutatást nyújthatnak a végfelhasználóknak a projekt lefolyása alatt.
IT csapat
Nem maradhatnak ki a projekt csapatból az informatikus munkatársak sem, hiszen szakértelmükkel jelentősen megkönnyíthetik a rendszerrel kapcsolatos nehézségek áthidalását. Amennyiben használtok harmadik féltől származó rendszert, akkor ők tudják segíteni az ERP és egyéb rendszerek összekötését.
#3 Szükséges külső tanácsadót bevonnunk a bevezetési projektbe?
Ha a szervezet rendelkezik a bevezetéshez szükséges humán erőforrással, akik képesek a mindennapi feladataik mellett ellátni az új ERP projekttel járó feladatokat is, akkor nem feltétlenül. Fontos, hogy a bevezetés során a felhasználók feladati nem merülnek ki a meetingeken való részvételben. Emellett rendkívül fontos, hogy éles adatokon teszteljék a rendszert, a kialakított folyamatokat. Ezzel elkerülhető, hogy az ERP éles indulása után derüljenek ki kritikus hiányosságok. Összességében elmondható, hogy az ügyfél részéről is fontos az elköteleződés, és a megfelelő mennyiségű emberi erőforrás allokálása is.
Azonban, ha erre nincs lehetőség, akkor akár külső segítségét kérhettek. Ebben az esetben viszont számolnunk kell az extra költségekkel, és azzal is, hogy a külsős szakembereknek korlátos a vállalatspecifikus ismerete, így a belső folyamatok nem feltétlen fogják tükrözni a kívánt munkamenetet, hacsak nem fordítunk különös figyelmet a kommunikációra. További nehézséget jelenthet az is, ha a külső erőforrás közreműködésével a belső alkalmazotti kör kevésbé érzi magáénak a projektet. Ez nehezítheti az új rendszer vállalaton belüli elfogadtatását.
Mi hogyan támogatunk Titeket?
A MultiSoftnál kiemelten figyelünk a felek közötti gördülékeny kommunikációra, ezen belül is az ügyfelek elvárásainak minél pontosabb megfogalmazása. A bevezetési folyamat során segítünk az egyedi igények felmérésében, vagy akár a projektcsapat felállításában is. Segítünk feltárni azokat az igényeket, amelyek talán még nem is tudatosultak benned a bevezetés tervezésének korai szakaszában, így pontosabban számolhatsz a költségekkel és a projekt időtartamával is.
