Az ERP projektek sikerességéhez vezető út egyik KKV előtt sincs kitaposva, és tévedsz, ha úgy gondolod, hogy a siker kizárólag a bevezető partner felkészültségén és tudásán múlik. Érdemes tisztában lenni azzal, hogy a projekt iránti ügyféloldali elköteleződés is nagyban meghatározza a bevezetés eredményességét. Habár nem létezik egységes sablon arra vonatkozólag, hogy ügyféloldalról milyen házon belüli lépéseket érdemes megtenni az ERP implementáció előtt és közben, mi mégis megosztanánk a MultiSoft tapasztalatait az elmúlt 30 évből, amely útmutatást adhat jövőbeli céljaid eléréséhez.
A MultiSoft szakértő konzulensei olyan korábbi élményekről számoltak be, amelyek minden bevezetés előtt álló vállalkozásnak óriási segítséget adnak az előkészítési fázishoz. Ahány szervezet, annyi féle bevezetés ment végbe az évek során, de néhány kihívás újra és újra felütötte a fejét. Nézzük meg mely 5 lépés az, amelyek szem előtt tartásával könnyen kiküszöbölheted ezeket a nehézségeket.
Töltsd le tanulmányunkat!
Ennek a dokumentumnak a célja, hogy az olvasónak minden olyan információ biztosítson, amelyre egy sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetéséhez szüksége lehet, ugyanis a projektcsapat összeállításán túl más szempontokat is érdemes figyelembe venni a tervezés során.
Konzulenseink segítségével egy olyan segédanyagot készítettünk, amelyet ajánlunk mindenkinek, aki a közeljövőben vállalatirányítási rendszer bevezetését tervezi, függetlenül attól, hogy Business Centralt (NAVISION), vagy bármely egyéb, akár nem Microsoft portfólióba tartozó ERP szoftvert szemelt ki magának.
1. Független projektmenedzser és kulcsfelhasználók kijelölése
Ha a folyamatok és a projekttel kapcsolatos felelősségi körök nincsenek jól meghatározva szervezeten belül, akkor a bevezetési projekt könnyen csalódást kelthet a kollégák között. Sok esetben ügyfeleink a folyamatok és a napi munkamenet javulását várták a projekttől, azonban a letisztázott folyamatokat egy vállalatirányítási rendszer sem képes helyettesíteni.
Első lépésként tehát meg kell bizonyosodni arról, hogy van-e olyan szakmailag felkészült kolléga, aki képes a bevezetés koordinálására és a javasolt szervezeti és folyamati változtatások végrehajtására. Lehetőség szerint olyan projektmenedzsert válassz, aki objektíven képes döntéseket hozni. Válassz a független projektmenedzser mellé minden területről egy-egy kulcsfelhasználót, és ezzel biztosítod, hogy minden csapat (IT, számlázás, adminisztráció, stb.) érdeke érvényesülni tudjon a későbbiekben.
Az „ERP bevezetésre készülsz? Így állíts össze eredményes projektcsapatot” című cikkünkben alaposan körüljártuk ezt a témát és bátran ajánljuk azok figyelmébe, akik komolyabban szeretnének foglalkozni a csapaton belüli szerepkörök betöltésének kérdéskörével.
2. Igények meghatározása
Triviálisnak hangzik, azonban sok esetben az ügyfél nem a megfelelő időpontban és minőségben fejti ki igényeit a bevezető partnernek. Nélkülözhetetlen a projekt előkészítési fázisában, hogy pontosan meghatározd, hogy mit szeretnél elérni, mely területekre és milyen mélységben terjedjen ki a vállalatirányítási rendszer bevezetése. Ne hagyd, hogy az igények megfogalmazása megálljon a felületes specifikáció szintjén. A MultiSoftnál fontos a következetesség, ezért általában a helyzetfelmérési dokumentációban kerülnek rögzítésre ezek az igények, így a későbbiekben könnyen nyomonkövetheted a meghatározott funkciók alakulását, és könnyen felismerhetők az újonnan kiderült igények.
3. Ütemterv kialakítása, belső munkafolyamatok optimalizálása
Fontos, hogy részletes ütemterv készüljön. Az ütemterv részét képezi a munkatársak munkarendjének szervezése is, a megfelelő mennyiségű emberi erőforrás biztosításának érdekében. Fontos, hogy ezt nem csak a bevezető partner oldalán, de az ügyféloldalon is el kell végezni, vezetői támogatással. Az ügyféloldal felhasználói ne a napi feladataik elvégzésének rovására, esetleg túlórában foglalkozzanak a bevezetési feladatokkal, hiszen ez a rendszer házon belüli elfogadását nehezíti.
Az ütemterv követését, megvalósulását szolgálják a rendszeres státuszmegbeszélések. Így ellenőrizhetők a kitűzött célok teljesülései, valamint itt eshet szó a projekt közben felmerült kihívásokról, új igényekről.
4. Proaktív hozzáállás, problémafeltárásra való hajlandóság
A bevezetés során előfordul, hogy előre nem látott kihívásokkal, kérdésekkel, nehézségekkel találod szembe magad. Ilyenkor nagyon fontos, hogy akkor is foglalkozz velük, ha nehéz állást foglalni a témában. Erre azért van szükség, mert minél később derül ki egy-egy módosítási kérés, annál nagyobb költséggel járhat. Érdemes tehát a kommunikációra nagy hangsúlyt fektetni, és minél előbb feltenni a kérdéseket, felvetni a módosítási javaslatokat.
5. Tesztelés
A kivitelező oldalán történő tesztelés magától értetődik. Egy sikeres ERP bevezetéshez viszont az alapos ügyféloldali tesztelés is elengedhetetlen, hiszen az ügyfél olyan egyedi eseteket is le tud tesztelni a rendszerben, amelyre a konzulens nem is gondolhat. Ideális esetben a tesztelés a fejlesztésekkel párhuzamosan folyik, és a projekt végfázisába érve aktívabbá válik. Ennek oka, hogy, így minden logikai buktató, eltérés a lehető legkorábban kiderülhet, ezzel is csökkentve a projektcsúszás, és extra költségek esélyét.
A tesztelésre gondolhatsz úgy, mint egy szűrő, amely segít leválasztani a felesleges vagy nem pontosan meghatározott folyamatokat. Tehát már a projekt kezdetén jelöld ki a tesztelő kollégákat, és biztosíts számukra elegendő időt a tesztelés elvégzésére és az eredmények dokumentálására.
Bízunk benne, hogy cikkünk kellő mélységű áttekintést adott az ERP rendszerek bevezetéséhez szükséges felkészüléshez. Ha további kérdéseid merültek fel a témát illetően, vedd fel velünk a kapcsolatot!
„Kifejezetten elégedettek vagyunk a szakmai hozzáértéssel, a rugalmassággal és a problémamegoldási készséggel. Bármivel fordulhatunk hozzájuk, mindenre van ötletük. Csak így tovább!”
Fritz Katalin (Wilo Magyarország Kft.)
