Egy teljesen új ERP implementációba vágni fejszénket nem kis elhatározást jelent egy vállalkozás részéről, hisz hatással van a teljes szervezetre és a belső működési folyamatokra. Korábbi „Hogyan válasszunk ERP rendszert?” című cikkünkben már volt szó arról, hogy a saját igényeink alapján jól megválasztott rendszer milyen pozitív változásokat jelenthet vállalkozásunk életében. Arról azonban már keveset hallani, hogy mi történik a bevezetés után?
Az idő múlásával újabb ERP technológiai megoldások kerülnek a piacra, így sok vállalkozásnak gondolnia kellene a rendszerét befolyásoló újdonságokra. Azonban a felhasználók sok esetben nem foglalkoznak a piac követésével és beleragadhatnak egy megszokott, ámde kevésbé hatékonyan működő rendszerbe.
Miért van ez így?
Az ERP szoftverek verzióváltása (Upgrade-je) körülményes és költséges projekt lehet, annak ellenére, hogy ez egy hosszútávú befektetés és nagy mértékben növelhető ilyen módon a hatékonyság.
Verziókövetés (frissítés) vagy verzióváltás (upgrade)?
Vállalatirányítási rendszered két módon is megújulhat. De vajon honnan lehet tudni azt, hogy vállalkozásodnak melyikre lesz szüksége? Ha alaposan megvizsgáljuk a két fogalmat, rögtön közelebb kerülünk a megoldáshoz.
Verziókövetés/frissítés/update
A meglévő ERP rendszer verziójának frissítése, naprakészen tartását, azaz a verzión belüli kisebb frissítéseket Cumulative Update-nek is nevezzük, melyek hiánya sok fejtörést okozhat. Gondoljunk csak arra, ha új usert kell vásárolnunk, vagy ha változik a jogszabály. Ezeket a változásokat tartalmazzák az update csomagok. Ha nem történik meg a frissítés, akkor nem lesz esélyünk későbbi bővítésre, illetve a jogszerű használatra. A verziókövetésre tehát jobb, ha úgy gondolunk, mint egy rendszeresen visszatérő kötelező kör, melynek hiányában képtelenek leszünk sok lehetőséget kiaknázni rendszerünkben.
Verzióváltás/upgrade
A vállalatirányítási rendszer egy magasabb verziószámú, korszerűbb és funkcionalitásban gazdagabb új verziójának telepítése. Kétféle upgrade-et különíthetünk el, a tételeset és a nyitót. A tételes upgrade során átkerül minden adat, törzsadat, tranzakció az új verziójú ERP rendszerbe. A nyitó upgrade-nél azonban egy tisztított törzsadatot és tisztított nyitóadatot vihetünk át.
Ezek ismeretében hamar rájöhetünk, hogy az esetek többségében a modern ERP frissítések/verziókövetések is már megoldást nyújthatnak a kevésbé olajozottan működő folyamatoknak. Azonban azt sem zárhatjuk ki, hogy ERP rendszerünk elavultságát már a frissítések sem teszik kellően hatékonnyá.
Nézzük hát meg, hogyan tudod felismerni, ha ERP rendszered upgrade-re vár!
#1
Kisebb hatékonyságtalanságok növekednek
A mai felgyorsult üzleti környezetben csak a legdinamikusabban működő vállalkozások tudnak sikeresek lenni. Ezért is fontos figyelmet fordítani azokra a folyamatokra, amelyek kezdik elveszíteni hatékonyságukat, azaz rejtett költséget okoznak. Ez a hibafaktor a nem felhő alapú szoftverek esetén gyakrabban előforduló tendencia. Az elavult ERP rendszerek képesek folyamatainkat lelassítani, és ezzel kisebb hatékonyságtalanságokat generálni.
Egy upgrade során akár projekt szinten is növelhetjük a hatékonyságunkat. Ha régi rendszerünk nem tudta megfelelően kezelni egyes korábbi projektjeinket, és emiatt egyéb szoftverek használatára kényszerültünk, akkor a verzióváltás erre is megoldást nyújthat. Az új rendszerbe a régebben futó projektjeinket is behúzhatjuk, ezzel megkímélve magunkat az egyéb szoftverek használatától, és ezzel biztosítva projektjeink átláthatóságát és a gyorsabb munkavégzést.
#2
Üzleti igényeink túlnőnek az ERP képességein
Vállalatunk növekedése olyan akadályokat gördíthet elénk, amelyeket ERP rendszerünk már nem tud megugrani. Ilyen akadály lehet például az, amikor az adott rendszerünk verziója nem képes a felhő alapú adattárolásra. Képzeljük el, hogy nő a munkavállalói körünk, hirtelen sok adatot kell elraktározni, vagy épp keveset az időszaktól függően. Ezeket a változásokat egy felhő alapú rendszer sokkal könnyebben le tudja követni, bővíthetősége és rugalmassága miatt. Egy jól működő ERP szoftvernek támogatnia és racionalizálnia kell a csapat növekedését, nem pedig akadályoznia, vagy többletmunkát létrehoznia.
#3
Belső licensz problémák merülnek fel
Szintén erőforrás bővítésnél merülhet fel a licenszelési kérdés is. A gördülékeny belső kommunikáció megteremtését a megfelelő licenszelés is elősegítheti. A korábbi ERP rendszerek többségét nem többfelhasználós hozzáférésre tervezték. Ez viszont szintén nehezítheti a munkát a munkavállalói kör növekedésénél, hiszen egyszerre csak egy felhasználó tudja használni a rendszert. Ezt konkurens licensznek hívjuk. Egy upgrade ezt a problémát is orvosolni tudja, hiszen például a Business Central már nevesített licenszeket használ, azaz megvalósítható a felhasználók egymástól való függetlenítése.
#4
Funkcionalitásbeli hiányosságok lépnek fel
Természetesen egyik rendszer sem hibátlan, így merülhetnek fel kisebb működési hibák, melyek a használat során derülnek ki. Ezeket a „bugok”-kat a Microsoft folyamatosan javítja verziókövetéseivel, ha viszont ezen felül is további funkciókra lenne szükségünk, amelyek leginkább egyedi fejlesztéseket igényelnek, akkor már érdemes lehet egy tanácsadó véleményét kérni a verzióváltásról. Business Central esetében a testreszabhatóság igen könnyen kivitelezhető, hiszen a megújult fejlesztési nyelvnek (AL) köszönhetően lehetőség van extra funkcionalitást kölcsönözni vállalatirányítási rendszerünknek, amelyeket akár egyedi fejlesztések nélkül, egy alkalmazás-áruházból (Microsoft Appsource) letöltve, sokszor magunknak is telepíthetünk.
#5
Több platformra való támaszkodás
A legnagyobb előnye ERP rendszerünknek, hogy képes minimalizálni a duplikált adatbevitelt és ezzel a dupla munkavégzést. Ha az egyének és osztályok több olyan platformot vagy kiegészítő eszközt használnak, amelyek nincsenek integrálva ERP rendszerünkkel, az gyakran megnehezíti a hatékony kommunikációt és adatszinkronizációt. Az újabb rendszereknél azonban nem kell ettől tartanunk, zökkenőmentesen integrálhatók számos meglévő platformmal, melyek lehetővé teszik a munkafolyamatok automatizálását.
#6
Régi rendszerek véges támogatottsága
A korábbi NAV verziók Microsoft oldali támogatottsága folyamatosan szűkül, ösztönözve ezzel a felhasználókat az újabb verziókra való váltásra. Ez azt jelenti, hogy olyan Cumulative Update-eket ad ki a Microsoft, amelyek a korábbi NAV verziókon már nem futtathatók. Ezen felül a Microsoft is fokozatosan szűkíti a támogatott verziók számát, így ha hiba jelenik meg rendszerünkben, akkor nem fogunk tudni segítséget kérni tőlük. Jól látszik, hogy akik hosszú távon terveznek Microsoft ERP rendszerükkel, és 2016-os vagy korábbi NAV rendszerük van, azoknak előbb vagy utóbb érdemes elgondolkozniuk a váltáson.
Ha úgy érzed, hogy a felsoroltak közül van olyan tényező, amely vállalkozásodat is érinti, akkor érdemes átgondolni milyen változtatásokat szükséges eszközölni rendszeredben. A rendszer folyamatos frissítése mellett érdemes lehet a rendszer újabb verziójának implementálásán is. Végezetül pedig azt sem érdemes elfelejteni, hogy egy újabb verzióra való áttérésnél sokkal gyorsabban és egyszerűbben végezhető a bevezetési folyamat, melynek végén egy funkcionalitásban gazdag, testreszabható és felhasználóbarát rendszert tudhatunk magunkénak. Amennyiben nem vagy biztos benne, hogy a te rendszered megérett e már a váltásra, keress meg minket, és segítünk a döntésben.
