Az ERP rendszerek bevezetése vállalati szinten jelentős lépés, amely a szervezet számos területén hozhat változásokat és fejlesztéseket. Azonban mielőtt belemélyednénk a témába, fontos megérteni, hogy az ERP rendszer élesítése önmagában még nem jelenti a projekt teljes sikerét. A legtöbb vállalat az ERP sikerét a bevételek növekedése, a költségek csökkentése és a nyereség javulása alapján méri. Bár ezek minden szervezet végső céljai, ez csak egyetlen dimenziója az ERP bevezetés sikerének mérésére.
Ezenkívül nagy jelentőséggel bír az is, hogy őszintén és reálisan történjen az értékelés. Gyakran előfordul, hogy a vállalatok hajlamosak elfogadni a várakozások alatti eredményeket is egy ilyen hosszú, költséges és összetett változási folyamat után, azonban a kutatási eredmények nem fognak illúziókba ringatni senkit sem.
Egy nemrégiben készült, több mint 1300 ERP bevezetést vizsgáló globális felmérés a következő eredményekről számolt be:
52%
az eredeti becslések közel dupláját fizetik meg a projekt lezártával
a projektek
93%-a
a vártnál tovább tart
61%
teljes kudarcot vall
Ezek a számok egyértelműen jelzik, hogy szükség van olyan módszerekre és megközelítésekre, amelyek lehetővé teszik a projekt sikerességének hatékonyabb mérését és biztosítják, hogy a bevezetés valóban a vállalati célok elérését szolgálja.
Ez a cikk arra fog összpontosítani, hogy hogyan lehet mérni az ERP rendszer bevezetésének sikerességét, és bemutatja azokat a lépéseket és szempontokat, amelyek segítenek abban, hogy a projekt a tervezett üzleti célok szerint haladjon.
Célok és elvárások meghatározása
A bevezetés előtt elengedhetetlen lépés a célok és elvárások megfelelő meghatározása. Fontos, hogy reális elvárásokat támasszunk a rendszerrel szemben, és tisztában legyünk azzal, hogy mire képes és mire nem.
Mire képes?
- Az ERP rendszer elsősorban az adatok kezelésére alkalmas, segítve ezzel a vállalat munkafolyamatainak hatékonyabbá tételét.
- Lehetővé teszi, hogy a munkatársak hatékonyabban és visszakövethetőbben dolgozzanak.
- Elérhetővé teszi a szükséges adatokat (pénzügyi, gyártással, raktárkészlettel, beszerzéssel, HR-rel kapcsolatos adatok)
- Megoldásokat nyújt a cégspecifikus üzleti folyamatok kezelésére
Mire nem képes?
- Az ERP rendszer nem fogja magától működtetni a céget, azonban bizonyos feladatoknál jelentősen csökkentheti a manuális munka szükségességét.
- Nem fogja megtisztítani a belső folyamatokat, azonban katalizátorként működhet az átdolgozott, optimalizált folyamatok fejlődésében.
- A rendszer nem képes a felhasználók helyett beadni a szükséges törvényi bevallásokat, de minimálisra csökkenti az erre fordítandó időt
Kik lesznek a felhasználók?
- Fontos megvizsgálni, hogy kizárólag a pénzügyi részleg, a raktárosok vagy éppen a gyártósorokon dolgozók használják majd, illetve, hogy minden munkakörre kiterjed-e az alkalmazása, vagy csak bizonyos területeken lesz elérhető.
- Szükséges az összes érintett érdekelt, azaz a stakeholderek között azonos álláspont kialakítása arról, hogy milyen elvárásokat támasztanak a rendszerrel szemben, illetve
- felismerni az esetleges ellentéteket, melyek még az implementáció előtt felmerülhetnek, és megpróbálni ezeket előre kezelni.
Mérőszámok
Az ERP rendszer bevezetésének sikerességének mérésére számos mérőszám áll rendelkezésre, amelyek segíthetnek objektív képet kapni a rendszer teljesítményéről.
Felhasználási arány
Egy ilyen fontos mérőszám a felhasználási arány, vagyis, hogy hányan és milyen gyakorisággal használják az ERP rendszert azok közül, akiknek szántuk azt. Az elfogadható felhasználási arány az adott vállalat jellegétől és méretétől függően változhat. Ideális esetben mindenki használja, akinek szánták a rendszert. Általában a 95%-os felhasználási arány már elfogadható eredménynek számít, mely azt jelzi, hogy a rendszer széles körben használatos a vállalaton belül. A legtöbb esetben a használat hiánya a nem megfelelő oktatásra vezethető vissza, így az adott kollégáknak szervezett oktatással kiküszöbölhető ennek alacsony mértéke.
Használat minősége
A mennyiség mellett érdemes megvizsgálni a használat minőségét is, vagyis, hogy a felhasználók hogyan használják az ERP rendszert a mindennapi munkájuk során. Ha a felhasználók például a régi folyamatokhoz ragaszkodnak és az alapján végzik munkájukat, az újakat pedig ezen felül elvárásból teljesítik, akkor az eredmény szinte borítékolható: többletmunkájuk keletkezik az új folyamatok teljesítéséből adódóan.
Néhány tapasztalati példa:
A felhasználók sok esetben nem használják a bizonylat csatolás funkciót, helyette megvárják, hogy a megfelelő részlegtől megkapják a szükséges bizonylatokat, miközben a csatolt bizonylatok azonnal, a jogosult felhasználók számára is elérhetők lennének a rendszerben.
Külsős könyvelők gyakran ragaszkodnak saját rendszerükhöz és tartanak az új funkciók megismerésétől. Ennek eredményeként párhuzamosan két rendszerben történik ugyanazon adatok feldolgozása, amely felesleges idő-, és pénzráfordítás.
A használat minősége megítélésénél olyan tényezőket kell figyelembe venni, mint például:
- az alkalmazottak elégedettsége az új folyamatokkal,
- valamint az, hogy mennyire hatékonyan tudják kihasználni az ERP rendszer által nyújtott funkcionalitásokat a feladatok elvégzése során.
Ha a felhasználók könnyen el tudják fogadni az új folyamatokat és lecserélni a régieket, az azt jelzi, hogy a rendszer hatékonyan használható és megfelelő minőségű.
Időben elkészült a bevezetés?
A projekt határidőn belüli teljesítése meghatározza, hogy a vállalat mikor tudja használatba venni és profitálni az új rendszerből. Az időbeli késések nemcsak anyagi terheket jelenthetnek a vállalatnak, hanem negatívan befolyásolhatják a projekthez kapcsolódó üzleti folyamatokat és a felhasználói elfogadást is.
Az időbeli késések legtöbbször a hiányos tervezés, az erőforrások hiánya, a nem megfelelő kulcsemberek kiválasztása, valamint az előre nem látható problémák miatt következhetnek be.
Projekt költségvetése
Anyagiak szempontjából a bevezetés végső költsége egy igen fontos mérőszámot mutat meg. A projekt sikeresnek tekinthető, ha a végső költség a tervezett költségvetés 80-130%-a között marad. Az eltérések okai általában a rendszerismeret hiánya, az extrán felmerülő kérések, nem megfelelőn meghatározott célok. Ebben az intervallumban a projekt általában sikeresnek minősül pénzügyi szempontból.
Megvalósulás
Természetesen az elkészült és élesített rendszer a legfontosabb célja a projektnek. Az elkészült rendszer azt jelenti, hogy a fejlesztési fázis befejeződött, és a rendszer működőképes állapotban van, és a felhasználók el tudják kezdeni a rendszer használatát. Ezután a fejlesztés általában nem áll le, ugyanis a legtöbb esetben újabb fázisok, változtatási igények jelentkeznek az ügyfél oldalán. Fontos azonban ezeket elkülöníteni az bevezetési fázistól.
Reméljük, hogy a cikkben említett módszerek iránymutatásával sikerül átfogóbb képet alkotnia mindenkinek, aki ERP bevezetés előtt vagy közben áll. Az igazi siker elérése érdekében létfontosságú, hogy a rendszer valódi értéket teremtsen a vállalat számára, és hatékonyan járuljon hozzá az üzleti célok eléréséhez. Ezzel a tudással felvértezve reméljük, hogy a következő lépések megtétele során mindenki magabiztosabban haladhat az ERP bevezetés útján.
Szeretnél elsőként értesülni hasonló tartalmakról?
Ne felejts el feliratkozni hírlevelünkre! Élen járunk a technológiai fejlesztések követésében és szeretünk iránymutatást adni a Microsoft-megoldások újításairól, valamint azok megfelelő beállításáról.
Keresd szakértő kollégáinkat bátran kérdéseiddel kapcsolatban!
