Mielőtt rátérnénk arra hogyan is érdemes ERP rendszert választani, nézzük meg milyen az optimális vállalatirányítási rendszer. A mi elképzeléseink szerint a hosszú távon is minden igényt kielégítő, tökéletesen működő rendszer, ami alkalmazkodik a vállalkozás munkafolyamataihoz, és azok változásaihoz is.
Pozitív visszajelzés egy vállalkozásnak, amikor eljut arra a szintre, hogy komolyabb vállalatirányítási rendszer implementálása válik szükségessé, esetleg a meglévő leváltásának gondolata merül fel. Az ERP rendszerek bevezetése már nemcsak informatikai kérdéskör. Sokkal inkább felfogható úgy, mint stratégiai befektetés, ami a vállalkozás effektív működését, növekedését és versenyelőnyét növeli.
A vállalatirányítási rendszerek piaca azonban telített, a szoftvergyártók jobbnál-jobb megoldásokat kínálnak. De vajon melyik ERP rendszer az, ami a leginkább illeszkedik a vállalkozás céljaihoz? Ahogyan minden szoftveres megoldás felkutatása és összehasonlítása időigényes feladat, úgy a számunkra ideális vállalatirányítási rendszer megtalálásával sincs ez másként, márpedig időnk véges és szeretnénk a leggyorsabb eredményre jutni.
Éppen ezért mutatunk meg néhány kulcsfontosságú lépést, melyek figyelembevételével könnyen megtalálhatod vállalkozásod számára a legoptimálisabb szoftvert.
1. Követelmények, igények meghatározása
Először is gondoljuk át, hogy mit várunk el a leendő rendszertől? Határozzuk meg követelményeinket a cég részlegvezetőnek bevonásával, hiszen minden területnek eltérőek lehetnek a funkcionalitásbeli igényeik. Ezzel már jól lehet tovább dolgozni és könnyen meghatározhatjuk, hogy milyen modulokra/funkciókra lesz szükség leendő rendszerünkben. A moduláris felépítésű ERP rendszer azért lehet jó választás, mert szabadon eldönthetjük első körben milyen funkciókra lesz szükségünk. Természetesen a későbbiekben lesz lehetőség a bővíteni a modulokat és azokhoz tartozó funkciók listáját.
Tipikus ERP funkciók:
- Pénzügyi menedzsment
- Emberi erőforrások/tőke menedzsment
- Vásárlás
- Készletgazdálkodás
- Ellátási lánc menedzsment
- Ügyfélkapcsolat-menedzsment
- Üzleti intelligencia és jelentések
Ezekből mire van szüksége a vállalkozásnak? Egyáltalán nem biztos, hogy mindegyikre. Azonban olyan egyedi igények is felmerülhetnek a vállalkozás egyedisége miatt, melyek extra fejlesztéseket igényelnek. Ezeket képes a szoftvert bevezető vállalat megoldani?
2. ERP rendszer kiválasztásának kritériumai
Rendszerintegráció
Milyen hatással fog bírni az új ERP rendszer a már meglévő programokra, illetve mennyire képes kiegészíteni azok funkcióit? Könnyen anyagi akadályokba ütközhet a vállalat, ha az új rendszer nem integrálható a korábban jól működő egyéb programokkal. Megéri a jól működő folyamatainkat eldobni és ezzel többlet költségeket okozni egy új rendszer implementálása kedvéért? Egy megfelelően kiválasztott bevezető partner viszont könnyedén áthidalja ezeket a problémákat egyedi fejlesztéseikkel és az új rendszer testreszabásával. A felvetés komplexebb és szorosan kapcsolódik a következő lépésekhez, így a továbbiakban lesz még szó erről.
Adatbiztonság
Az üzleti biztonság manapság már egyre több üzletembernek válik fontossá. Tehát érdemes azt is figyelembe venni az adatok tárolásánál, hogy felhő vagy saját szerver alapú megoldáson gondolkozunk. Sok esetben a felhős tárolás magasabb fokú védelmet is jelent, ahogy az „IT biztonság a földön és levegőben” cikkünkben is részleteztük.
Elérhetőség
Szükség lesz az új vállalatirányítási rendszer mobil applikációjára is? A mobilitás egyre nagyobb érvként szolgál, ha irodán kívüli munkavégzésről van szó. Mobil alkalmazással könnyen elérhetővé válik az ERP rendszerben tárolt összes adat. A vállalkozás tevékenységi köre gyorsan meg tudja válaszolni ezt a kérdést.
Testreszabhatóság
Saját igényeinkre tudjuk szabni? Nem minden szoftver esetében van erre lehetőség. Ha pedig mégis, akkor érdemes tájékozódni arról, hogy ezeknek milyen anyagi vonzatuk van, illetve milyen korlátokba ütközhetünk. Az ERP rendszerekhez kapcsolható dobozos bővítmények egyszerűen képesek kiszélesíteni a funkciók tárát, ráadásul csak minimális fejlesztői segítséget igényelnek. További előnyük, hogy frissítéskor nincs szükség külön verziókövetésre.
3. Partnerek
A hosszútávú szemléletmód a partnerválasztás esetén döntő jelentőségű, hiszen a bevezetéssel nem áll meg a folyamat. A potenciális bevezető partnereket érdemes listába szedni és kiértékelni ajánlataikat, hiszen a későbbi bővítéseknél, saját igényeink testreszabásánál további szerepük lesz. Többletelőnyökkel jár, ha hivatalos ERP-partnerrel működünk együtt, a későbbi támogatási szolgáltatások miatt. Ebben az esetben biztosak lehetünk benne, hogy egy szakértő fogja támogatni a folyamatot, ráadásul a rendszer beszerzése is hatékonyabban vezényelhető le segítségével.
4. Tréningek és support
A képzések és támogató folyamatok, amik nagyban segítik az ERP rendszerek használatát. Ezért is nagyon fontos, hogy olyan partner kollaborációját keressük, aki ezeket a tréningeket a jövőben biztosítani tudja. Az átfogó képzési terv általában magában foglalja az oktatóvideókhoz vagy dokumentációkhoz való hozzáférést, online tudásbázist, valamint a személyes képzés lehetőségeit, illetve a call center lehetőségét. Ezeket átgondolva célravezető előre kitalálni, hogy a vállalkozás dolgozóinak milyen képzésekre, edukációs anyagokra lesz szüksége a későbbiekben.
5. Jövőbeli technológiák
A kiválasztott értékesítő milyen mértékben fordít figyelmet a technológiai újításokra? Használja-e a rendszer adta legújabb technológiákat (például rendelkezik-e saját bővítményekkel?) Ez nagyon sokat elmond már elöljáróban egy partnerről. Mindenki a legújabb megoldásokat szeretné használni vállalatirányítási rendszerében, hiszen a versenytársaktól való lemaradás mindig kockázatot jelent, így nem ennek körüljárása sem elhanyagolható.
6. Költségvetés
Nyilvánvalónak tűnik, hogy az árazás a legmérvadóbb szempont, ennek ellenére mégsem olyan evidens, mint ahogyan az hangzik. Általánosságban elmondható, hogy a legtöbb vállalkozásnál ez a döntő értékelési kritérium. Az árazásnál azonban nem a legolcsóbb árajánlat elfogadása a legjobb döntés, sokkal inkább az, hogy igényeinket a legjobban kiszolgáló megoldásokra találjunk rá. Ezenkívül még számos tételből áll össze az összköltség. Számolni kell a license díjakkal, az implementációs költségekkel, tréningekkel, képzésekkel, valamint a szoftver verziókövetésével, amelynek árazása nagyban eltérhet. Fontos az is, hogy a kezdeti becsléshez képest, a végső rendszer átadásáig a bevezető partner átlagosan mennyire tér el a becslés értékétől, ugyanis az utólag bekerülő munkanapokkal erőteljesen megnövekedhet a projekt végső költsége, és előfordulhat, hogy az ajánlat elfogadtatása miatt bizonyos partnerek alul becsülik a bevezetés bonyolultságát.
Egy ERP rendszer bevezetése igencsak hosszú folyamat, azonban lépésről lépésre haladva, minden tényezőt és saját igényeinket figyelembevéve nehézség nélkül megtalálhatjuk a megfelelő szoftvert és bevezető partnert, aki magasabb szintre emelheti vállalkozásunkat.
