A vállalatok, szervezetek életében mindig is jelen voltak, és lesznek a változások. Egy új informatikai rendszer (pl. ERP rendszer) bevezetése olyan változtatásokkal járhat, amely jelentős hatással bír a szervezet egészére kiterjedően. Az ilyen volumenű projektek bevezetésekor gyakran szükség van a vállalati kultúra, folyamatok és szokások átalakítására is. Az ERP rendszerek célja az üzleti hatékonyság és teljesítmény javítása, de ehhez gyakran átszervezéseket és új munkafolyamatokat is be kell vezetni. Az ilyen tudatos vállalati tevékenység magában foglalja a változások okainak elemzését, a célok meghatározását és az új irányok kijelölését.
Ahhoz azonban, hogy egy ilyen jellegű digitális vagy technológiai újításhoz kapcsolódó implementálási folyamat sikeresen végbe mehessen, elkerülhetetlen a szervezeten belüli dolgozókkal való szoros együttműködés. Ez az egyik olyan kulcsfontosságú tényező, amelyre mindenképpen nagy figyelmet érdemes fordítani, hiszen nagy részben ez döntheti el az egész projekt végkimenetelét.
Jól mutatja ezt az a statisztikai adat, miszerint a szervezeti változásokra irányuló kezdeményezések/projektek 50-70 %-a nem éri el a kívánt eredményt, és kudarccal zárulnak. Ennek számos oka lehet, például:
a belső kommunikáció hiányosságai,
a munkavállalók erős ellenállása,
a bizalomhiány,
a tervezési, problémafeltárási hibák vagy
a változások koordinálásának nehézségei.
Ezért a szervezeti változások sikeres véghezviteléhez kiemelkedően fontos a megfelelő előkészítés és hatékony irányítás. Ezt segíti a változásmenedzsment, amely során a vállalat tudatosan kezeli és irányítja a változásokat.
De vajon milyen eszközökkel érdemes elfogadtatni az új rendszert a vállalaton belüli dolgozókkal?
Természetesen e témakörben sem létezik egy egységes sablonmegoldás, amely minden szervezetre ráhúzható lenne, azonban a siker érdekében minden tulajdonosnak, ügyvezetőnek, vagy a bevezetési projekttulajdonosnak érdemes lehet szem előtt tartania a változáskezelés néhány legfontosabb alaplépéseit.
1. A szervezet változásra való felkészítése
Az ad-hoc jellegű változásoknak általában nem túl jó a fogadtatása. Ez nem meglepő, ugyanis ebben az esetben még a lehetőséget sem kapják meg a dolgozók, hogy felkészülhessenek a bekövetkezett változásokra, így szinte borítékolható az ellenállás. E tekintetben a vezetőre nagy felelősség hárul, legfontosabb feladata első körben a változtatás okainak részletes bemutatása az érintetteknek, a bevonásuk mellett. Szintén fontos, hogy a vállalaton belül nagyobb befolyással bíró véleményvezéreket a projekt mellé állítsuk, ez segíthet a többi dolgozót is megnyerni.
Ha jobban elmélyednél az ERP bevezetési projektek ügyféloldali felkészülésében, akkor ajánljuk figyelmedbe korábbi „Hogyan készíts elő egy ERP projektet 5 lépésben” című blogbejegyzésünket, amelyben részletesen mesélünk az általunk ajánlott előkészületi lépésekről.
2. Vízió, elérni kívánt célok és azok tervei
A második lépés nagyban összefügg az elsővel, azonban a jövőkép megfogalmazását és az elérendő célok konkrétumait a vezető a szervezet összes tagjával megosztja. Fontos világosan tudatni mindenkivel, hogy miért történik a változás, illetve, hogy ennek eredményessége milyen módon mérhető. Ezután jelöld ki az érintetteket és azok felelősségi köreit. Érdemes csak azokat a területeket bevonni, akik valamilyen módon ténylegesen érintettek a folyamatváltozásban.
Fontos számításba venni és megoldást találni a projektet akadályozó tényezőkre is. Ha technikai tényezőről van szó, érdemes mindig a bevezető partner segítségét kérni, hiszen ők számtalan bevezetéssel a hátuk mögött ismerhetik azokat a gyakori megoldási sémákat, amelyek segítséget nyújthatnak.
Egy ilyen részletekbe menő tervezet felvázolását természetesen megelőzi a projekt magas szintű tervezése. Ebben szintén segítséget nyújthat a bevezető partner kiválasztása és bevonása. Magát a tervet írásos formában is rögzíteni, így mindig vissza lehet hozzá nyúlni a projekt során. Ha szeretnél átfogó képet kapni az ERP bevezetés gyakorlati folyamatáról, a MultiSoftnál által alkalmazott módszertanról, akkor mindenképpen olvasd el az „ERP bevezetési folyamat a MultiSoftnál” című cikkünket.
3. A megvalósítás szakasza
A változásmenedzsment ezen szakaszában történik mindazon tervek tényleges megvalósítása, amelyeket az előző lépésben vázoltunk fel. A vezetőnek folyamatos figyelemmel kell követnie a megvalósulás folyamatát, ugyanis a szervezet tagjai könnyen motivációjukat veszíthetik a felmerülő nehézségek kezelésében. Ezért kulcsfontosságú újra és újra emlékeztetni, támogatni és motiválni őket a siker érdekében.
4. Új folyamatok beépítése, alkalmazása, fenntartása
Szintén egy kulcsfontosságú szakasz, amelyben a projekt felelősének a legnagyobb kihívása az, hogy az újonnan kialakított munkafolyamatoktól ne engedje visszatérni a dolgozókat a változás előtti állapotba. Ezt legegyszerűbben úgy teheti meg, ha beilleszti a változásokat a szervezeti kultúrába és a mindennapi munkába, miközben folyamatosan támogatja őket a tanulásban, növeli motivációjukat és elkötelezettségüket az új rendszerrel szemben.
5. Ellenőrzés, visszamérés
A változásokra irányuló projekt befejezése önmagában még nem garantálja a folyamat sikeres lezárását. Ahogyan arra már a második lépésnél kitértünk, egy projekt eredményessége csak akkor válik láthatóvá, ha azt valamilyen módon mérni tudjuk. Erre szolgálnak az előzetesen meghatározott mutatók, indikátorok, amelyek számokban is láttatják az elért változásokat.
Egy új rendszer elfogadtatása a szervezeten belüli dolgozókkal az egyik legnagyobb kihívása a változásmenedzsment területének. A változásokkal szembeni ellenállás a változás ismeretlenségéből adódik, amely bizonytalanságot, félelem érzetet kelthet a dolgozókban. Éppen ezért a változásmenedzsment legfontosabb feladata, hogy az egyének elköteleződését és motivációját figyelembe véve sikeresen kezelje a változásokat. Számos módszerrel segíthető ez az elfogadási folyamat, az általunk felvázolt 5 lépésből álló változáskezelési módszer egy jó kiindulópont lehet a az ellenállás feloldására, az együttműködési hajlandóság növelésére
